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Lorsqu'on
reçoit des invités chez soi, on tient
compte de certaines règles de courtoisies.
Il en est de même lorsqu'on accueille des
collaborateurs.
La règle la
plus élémentaire veut que l'on accuse
réception des messages reçus. Si vous
pensez que votre projet suscitera beaucoup de
participation, le plus facile c'est de
préparer une lettre générale
qu'il vous suffira de copier de votre traitement de
texte et de coller dans le corps d'un message pour
l'expédier chaque fois que requis.
- Rédigez
votre lettre à l'aide de votre traitement
de texte préféré et
sauvegardez-la. Même s'il s'agit d'une
lettre "type". Écrivez-la avec une
personne à l'esprit et un ton
enthousiaste et accueillant. Le contenu de la
lettre dépendra de la nature de votre
projet et de ce que vous devez communiquer aux
participants dans ce premier message. Cela
pourrait être...
- Un simple
remerciement pour la contribution
reçue et une petite note indiquant ce
à quoi ils peuvent s'attendre
maintenant.
- Un
remerciement pour l'inscription reçue
suivi d'informations supplémentaires
sur les activités à venir, les
échéances ou des détails
sur le déroulement.
- Lorsque vous
recevez un message qui requiert cette
réponse, utilisez la fonction
"Répondre à l'expéditeur"
de votre logiciel de courriel. Cela dirigera le
message automatiquement vers la bonne adresse.
Puis,
- Lancez votre
traitement de texte et ouvrez votre
fichier.
- Sélectionnez
(noircir) la lettre au complet et
Copiez la (à l'aide de la
commande "Copier" dans votre menu
d'Édition).
- Passez
à votre écran de courriel et
Collez la lettre dans le haut de
l'écran d'édition de votre
réponse (à l'aide de la
commande Coller du menu d'Édition).
- Au besoin,
ajoutez quelques touches personnelles et
effacez de larges pans du message initial
afin de raccourcir la lettre. (Le message
initial contient habituellement le symbole
> devant chaque ligne pour le
différencier de votre
réponse.)
- Expédiez
votre lettre.
Quand vous aurez le
tour, cela ne vous prendra que quelques minutes
à compléter.
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