On peut se servir du courrier électronique pour expédier d'autres choses que du simple texte: des informations contenues dans une base de données, un fichier Claris Works, une feuille de calcul Excel, une belle page du journal de classe, etc. Cela se fait en "attachant" un document (fichier) à un message.

Après avoir investi temps et effort pour créer un "super beau" document sur notre ordinateur, qu'est-ce qui nous empêche de l'expédier, illico, à nos amis, nos correspondants et nos collègues?

Un peu de contexte

On crée un document à l'aide d'un logiciel précis. On rédige une histoire à l'aide d'un traitement de texte, on fait la mise en page d'un journal à l'aide d'un logiciel de mise en page. Nous avons chacun nos propres outils, souvent différents de ceux des autres, parfois même sur une plate-forme différente de la leur (PC ou Macintosh).

Pour lire le contenu de votre chef-d'œuvre, votre correspondant doit posséder le même logiciel que celui qui a servi à sa création, ou du moins un logiciel qui est capable de convertir le fichier. Ce n'est pas toujours le cas.

Il faut vérifier auprès des collègues avec qui l'on collabore. Au besoin, il faut prévoir des alternatives à l'envoi de fichiers attachés pour s'échanger de l'information. S'il n'y a pas d'alternative, il est important de s'entendre sur un format de fichier que tous pourront lire. Il faudra peut-être faire quelques essais afin de le trouver.

Rappelez-vous qu'on a tous un point commun: si on peut expédier du courrier électronique c'est donc qu'on a un logiciel de courriel. On peut tous lire un courriel contenant du texte, peu importe qui nous l'a expédié car tous les logiciels de courriel s'entendent pour que le texte d'un message soit réduit à la forme de texte la plus simple possible. Donc, le plus simple est de s'en tenir à du texte dans un message de courriel.